เมื่อกิจการตกลงที่จะปิดกิจการ กิจการควรดำเนินการให้เป็นไปตามขั้นตอนการเลิกบริษัทตามกฎหมาย
โดยมีขั้นตอนที่สำคัญ 4 ขั้นตอนคือ
3. การแจ้งเลิกการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มที่สรรพากร กรณีเป็นผู้ประกอบการจดทะเบียน ภาษีมูลค่าเพิ่ม
ในกรณีกิจการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มเลิกกิจการ ผู้ประกอบการต้องไปดำเนินการเลิกการจด ทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มที่สรรพากรพื้นที่ในเขตที่บริษัทตั้งอยู่ โดยผู้ประกอบการต้องแจ้งภายใน 15 วันนับจากวันที่เลิกประกอบกิจการ โดยในทางปฏิบัติสรรพากรในแต่ละพื้นที่จะขอเอกสารหลักฐานแตกต่างกัน แนะนำว่าผู้ประกอบการควรโทรไปสอบถามเอกสารหลักฐานที่ใช้กับสรรพากรพื้นที่ในเขตของตนก่อน อย่างไรก็ตามเอกสารที่ใช้โดยทั่วไปมีดังนี้
3.1. แบบ ภพ.09 จำนวน 4 ฉบับ
3.2. หนังสือรับรองบริษัท (เลิกกิจการ)
3.3. สำเนาบัตรประจำตัวของผู้ชำระบัญชีทุกคน
3.4. ภพ.01, ภพ.01.1, ภพ.09 และ ภพ.20 ตัวจริง ถ้าหายจะต้องใช้ใบแจ้งความหายแทน และ ในใบแจ้งความต้องระบุชื่อบริษัทด้วย
3.5. หนังสือชี้แจงเหตุผลในการเลิกกิจการ
3.6. หนังสือมอบอำนาจ (กรณีมอบอำนาจ)
3.7. บัตรประชาชนผู้รับมอบอำนาจ
3.8. ภงด.50 ณ วันเลิกกิจการ
3.9. งบการเงิน ณ วันเลิกกิจการ
3.10. แผนที่แสดงที่ตั้งสานักงานของบริษัท
3.11. ภพ.30 และใบเสร็จย้อนหลัง
3.12. สำเนาทะเบียนบ้านของผู้ชำระบัญชีทุกคน
3.13. ภงด.50 ภงด.51 และ งบการเงินย้อนหลัง
4. การชำระบัญชีและการจดทะเบียนเสร็จการชำระบัญชีของบริษัทจำกัด
หลังจากกิจการส่งงบการเงิน ณ วันเลิกบริษัท ให้ผู้สอบบัญชีรับอนุญาตตรวจสอบและรับรองว่าถูกต้องแล้ว มีขั้นตอนการชำระบัญชีดังต่อไปนี้
4.1. ออกหนังสือนัดประชุมผู้ถือหุ้น เพื่อยืนยันตัวผู้ชำระบัญชีหรือแต่งตั้งผู้ชำระบัญชีใหม่และอนุมัติงบการเงิน ณ วันเลิก
4.2. ผู้ชำระบัญชีเรียกให้ผู้ถือหุ้นชำระเงินค่าหุ้น การรวบรวมและจำหน่ายทรัพย์สินของบริษัท เรียกเก็บเงินจากลูกหนี้ที่ค้างชำระ ชำระหนี้สิน ใช้คืนเงินทดรองและค่าใช้จ่ายที่กรรมการบริษัทได้สำรองจ่ายไปในการดำเนินการของบริษัทและจ่ายค่าใช้จ่ายในการชำระบัญชีของบริษัท ถ้ามีเงินเหลือให้คืนทุนแก่ผู้ถือหุ้นตามสัดส่วนที่ถือหุ้นหรือตามที่กำหนดไว้ในข้อบังคับ
4.3. ออกหนังสือนัดประชุมผู้ถือหุ้น เพื่อพิจารณาอนุมัติรายงานการชำระบัญชี
4.4. ประชุมผู้ถือหุ้นเพื่อมีมติอนุมัติรายงานการชำระบัญชี
4.5. ผู้ชำระบัญชีจัดทำคำขอจดทะเบียนเสร็จการชำระบัญชีและยื่นจดทะเบียนต่อนายทะเบียนภายใน 14 วัน นับแต่วันที่ประชุมอนุมัติการชำระบัญชีกรณีที่บริษัทไม่สามารถชำระบัญชีให้แล้วเสร็จภายใน 3 เดือน นับจากวันเลิกกิจการ ให้ผู้ชำระบัญชียื่น รายงานการชำระบัญชี (แบบ ลช.3) ทุก 3 เดือน ถ้าชำระบัญชียังไม่แล้วเสร็จภายในหนึ่งปี ผู้ชำระบัญชีต้องเรียกประชุมใหญ่ในเวลาสิ้นปีทุกปีนับแต่วันเริ่มทำการชำระบัญชี (วันเลิก) ต้องทำรายงานยื่นต่อที่ประชุมว่าได้ดำเนินการไปอย่างไรบ้างและแจ้งความคืบหน้าของการชำระบัญชีอย่างละเอียดสำหรับเอกสารที่ใช้ในการจดทะเบียนเสร็จการชำระบัญชีมีดังนี้
(ก) แบบคำขอจดทะเบียนเลิก (แบบ ลช.1)
(ข) รายการจดทะเบียนเสร็จการชำระบัญชี (แบบ ลช.5)
(ค) รายงานการชำระบัญชี (แบบ ลช.3)
(ง) งบการเงิน ณ วันเลิกบริษัท (หรือ งบการเงิน ณ วันที่นายทะเบียนรับจดทะเบียนเลิกบริษัทก็ได้)
(จ) รายละเอียดสมุดบัญชีและสรรพเอกสารทั้งหลาย (แบบ ลช.6)
(ฉ) แบบรับรองการตรวจสอบบัญชีของกรมสรรพากร
(ช) สำเนาบัตรประจำตัวของผู้ชำระบัญชีที่ลงชื่อในคำขอจดทะเบียน
(ฌ) สำเนาหลักฐานการเป็นผู้รับรองลายมือชื่อ (ถ้ามี)
(ญ) หนังสือมอบอำนาจ (กรณีที่ผู้ขอจดทะเบียนไม่สามารถยื่นขอจดทะเบียนได้ด้วยตนเอง ก็มอบอำนาจให้บุคคลอื่นดำเนินการแทนโดยทำหนังสือมอบอำนาจและปิดอากรแสตมป์ด้วย)
เมื่อทราบแล้วว่าขั้นตอนการเลิกกิจการต้องดำเนินการอย่างไรบ้าง ซึ่งมีความซับซ้อนอยู่หลายขั้นตอนพอสมควร ดังนั้น หากกิจการเลือกจ้างสำนักงานบัญชีจะเป็นผลดีมากกว่า เพราะสำนักงานบัญชีมีหน้าที่จัดทำ ประสานงาน ดำเนินพิธีการต่างๆ เกี่ยวกับการเลิกกิจการต่อหน่วยงานรัฐที่เกี่ยวข้องดังนี้
กรมพัฒนาธุรกิจการค้า กระทรวงพาณิชย์ ได้แก่ 1) จดทะเบียนเลิกบริษัท 2) จัดทำงบการเงิน ณ วันเลิก และส่งให้ผู้ตรวจสอบบัญชีรับรอง และ 3) จดทะเบียนเสร็จชำระบัญชี
กรมสรรพากร ได้แก่ 1) แจ้งปิดบริษัทภายใน 15 วัน 2) ยื่น ภ.ง.ด.50 ของงบที่เลิกบริษัท และ 3) คืนใบ ภ.พ.20 ตัวจริง
สำนักงานประกันสังคม ได้แก่ แจ้งเลิกกิจการ
ในส่วนของการจัดทำงบการเงินและภาษี ก่อนเลิกกิจการ ผู้ประกอบการจะต้องเคลียร์งบการเงินและภาษีให้เรียบร้อยก่อน ซึ่งจำเป็นที่จะต้องจ้างสำนักงานบัญชี เพื่อความปลอดภัยในการวิเคราะห์การเลิกจ้าง เพราะถ้าหากวิเคราะห์มาไม่ดีไม่รัดกุม มีโอกาสที่จะถูกเรียกเก็บภาษีค่อนข้างมาก หากขาดการวางแผนที่ดี (ข้อมูลจาก https://tanateauditor.com/issues/) เช่น
– มีเงินกู้ยืมกรรมการในงบการเงิน
– มีสินค้าคงเหลือค้างมาในงบการเงินเป็นจำนวนมาก
– มีบัญชีประเภทที่ดิน อาคาร อุปกรณ์ ค้างมาในงบการเงิน
– มีดอกเบี้ยค้างรับในงบการเงิน
– มีกำไรสะสมสูงในงบการเงิน
ทางสำนักงานบัญชีจะช่วยวิเคราะห์และพิจารณาว่ากิจการควรจะดำเนินเรื่องอะไรก่อน เพื่อให้ประหยัดภาษีได้มากที่สุดและถูกต้องตามกฎหมาย เพื่อตัดปัญหาเรื่องภาษีย้อนหลัง